Szanowni Państwo,
w związku z obowiązkowym Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) przypominamy podstawowe, praktyczne zasady odbierania i przekazywania faktur do Biura.
Jak technicznie odbierać i wysyłać faktury w KSeF
Polecane materiały (proste i konkretne):
1) Krótki film (11 minut) – odbieranie i wysyłanie faktur w KSeF
YouTube: https://youtu.be/N4sLWrgXMq0
Po prawej stronie: „Źródło: EDUTAG – „KSeF – odcinek 2 „Odbiór i wystawianie faktur w KSeF”
Odbieranie faktur: min. 4:13 – 7:03
2) Oficjalna strona MF – Krajowy System e-Faktur (KSeF)
https://ksef.podatki.gov.pl/?utm_locale=pl
Znajdą tam Państwo:
- broszury informacyjne do pobrania,
- instrukcje „krok po kroku”.
Bezpośrednia instrukcja MF:
https://ksef.podatki.gov.pl/krok-po-kroku-jak-odebrac-fakture-w-ksef/
Daty na fakturach – bardzo ważne
- Liczy się data sprzedaży, nie data wystawienia.
- Fakturę można wystawić:
- maks. 60 dni przed sprzedażą,
- do 15. dnia następnego miesiąca.
- Od 1 kwietnia nie będzie już możliwości „cofania” daty sprzedaży
(np. wystawienia w maju faktury z datą sprzedaży 30 kwietnia). - Jeśli faktura dotyczy sprzedaży z danego miesiąca – musi trafić do rozliczenia tego miesiąca, nawet gdy została wystawiona w kolejnym.
Do Biura przekazują Państwo wszystkie faktury z datą sprzedaży za dany miesiąc.
Wystawianie faktur sprzedaży
- Rekomendujemy wystawianie faktur w używanym przez Państwa programie księgowym / sprzedażowym, który komunikuje się z KSeF.
- Wystawianie bezpośrednio w KSeF jest możliwe, ale przy większej liczbie faktur bywa mało wygodne.
- Przy kilku fakturach miesięcznie – można, przy większej skali – program jest zdecydowanie lepszym rozwiązaniem.
Odbiór faktur zakupowych – obowiązki klienta
Każda faktura przekazywana do Biura MUSI być opisana.
Do Biura należy przekazać:
- edytowalny PDF z opisem LUB
- wydruk papierowy z opisem ręcznym.
Opis musi zawierać informację:
- czy jest to zakup na potrzeby firmy czy prywatny,
- czy dotyczy towaru handlowego, usługi, środka trwałego,
- w przypadku paliwa – jakiego samochodu dotyczy,
- w jakim celu poniesiono wydatek (do kwalifikacji w koszty lub poza koszty).
Bez opisu Biuro nie jest w stanie prawidłowo zaksięgować wydatku.
Przegląd faktur przed przekazaniem do Biura
Przed przekazaniem faktur zakupowych prosimy każdorazowo sprawdzić, czy:
- nie jest to wydatek prywatny, tylko firmowy,
- nie jest to faktura „spamowa” – czyli taka, która Państwa nie dotyczy.
Faktura spamowa / błędna:
- w pierwszej kolejności kontakt ze sprzedawcą (często to zwykła pomyłka),
- jeśli brak reakcji, a istnieje podejrzenie oszustwa – fakturę należy zgłosić jako podejrzaną do KAS.
Takiej faktury:
- nie wolno ujmować w kosztach,
- nie wolno odliczać VAT,
bo rozliczenie faktury może oznaczać, że uznają ją Państwo za swoją i należną do zapłaty.
Odpowiedzialność
Przypominamy, że:
- Biuro nie odpowiada za wybór i odbiór faktur w KSeF,
- to podatnik musi sprawdzić, czy dana faktura go dotyczy i czy jest prawidłowa,
- Biuro księguje wyłącznie dokumenty prawidłowe i właściwie opisane.
W razie wątpliwości – prosimy o kontakt przed przekazaniem dokumentów.
Z poważaniem
J.S. BILANS
